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oa系统怎么使用?如何高效的使用oa系统?

2021-1-04 14:30:08
  OA办公系统是现代化办公管理系统的简称,它适用于企业或公司流程性比较强且比较整顿的一种办公处理程序。比如,一个企业或公司的业务流程分若干步骤,每个步骤又相互关联且相互监督并承担相应的责任。
假如一笔业务的审核,第一步需业务员提出计划并制定方案,把方案及相关附件以电子版的形式传递到第二步主管部门,主管人员进行审核,审核后盖电子章,转到第二步,以此类推,直到最后一步公司领导审核完成盖章或签字后转回业务员开始执行。OA办公系统实现无纸化办公,方便快捷,这在瞬息万变的商场是非常实用的。
值得说明的是,各个步骤有相应的管理人员,有相应的用户名和口令,这样可以明确各自的职责,分清各自的责任。
oa系统怎么使用?如何高效的使用oa系统?
1.利用OA办公系统实现内部组织创新
通过OA办公系统来构建扁平的企业组织架构,从而能缩短上下级沟通的阻碍,让员工与部门、基层员工与基层团队之间更加的能动。将基层员工和基层团队的积极性和创造力能够充分的激发出来。
这样就能用大基数群体的活跃激发出整个组织的活力,从而急速企业内部组织创新的进程。
2.利用OA办公系统实现动态资源配置
企业通过OA系统的项目管理功能模块来实现协同作业和办公,这样能在第一时间将资源实现随业务转变的动态配置,甚至可以完成企业在业内的各个角度来配置资源。
就这样,企业业务人员在自身业务和其他部门业务的配合就显得如鱼得水了。
3.利用OA办公系统实现数据管理与驱动
通过OA办公系统的部署,能将抽象业务、流程数据化、改变管理的模式,让数据说话。就是企业运营要向以流程数据驱动为主的模式改变,数据已经超越流程,成为驱动企业运营的战略与关键资产。
4.利用OA办公系统实时企业运营
例如公司的新闻、公告、通知等信息均能统一通过企业OA平台进行有针对性的发布。
同时,OA办公系统用户则可以在其权限范围内查看与自己相关的信息,使得相关业务提醒下一步的跟进,企业管理运营则由原来的延时运营变成实时运营,并将其成为企业常态。
随着经济形势的发展和信息技术的进一步应用,传统的企业管理模式正在发生在深刻的变革。在这种情况下,企业对于OA办公系统的有效利用是非常重要的,利用系统的特点和功能,再配合先进的管理理念和模式,这样才能使得企业发展的越来越好。
二、OA办公系统的功能特点与协同办公的关系
OA协同办公管理系统是一个融合各种管理思想,包括过程管理、计划管理、时间管理、知识管理、人性化管理等各种管理学派中关于组织中个体、团队、部门的理论成果。
同时融合各种IT技术,包括门户技术、权限技术、工作流技术、消息引擎技术等各种领先技术,构建组织快速成长的所需要的OA管理工具平台,从而使组织团队形成有序、实时、规范、开放、高效率、低成本、柔性、有凝聚力的管理环境和一体化的工作环境。
OA主要应用范围
1) 建立内部通讯平台
如:通知、公告、工作日记、工作计划、即时通讯等。
2) 实现工作流转和事务处理的自动化
变革了单位传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。
3) 建立信息发布平台
在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解企业的发展动态。
4) 实现文档管理的自动化
可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后,如企业来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。

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