OA使用说明

重新打造的知识管理系统-知识地图-媲美蓝凌知识管理功能

2020-12-21 19:17:37 admin

1.1 知识地图

知识地图主要是将企业的知识结构绘制成以各个知识单元概念为结点的学科认识地图。根据系统中知识积累的情况,通过绘制出不同的知识地图,从而将相关知识进行汇聚。系统提供了5种导航地图展示模板,方便用户将各类知识有序化、体系化展现出来。

对于需要查找的知识,用户不仅能通过地图名称进行快速搜索,用户还可以通过地图类别快速查找相关地图,进而通过地图引导用户快速找到所需的知识。

对于知识地图中的某一节点的知识,可以直接点击进行查阅,知识的查阅权限来源于文档查阅中的权限,对于地图中没有查看权限的知识,同样可以通过申请订阅的方式获取知识的查看权限。对有先后顺序的流程式地图,还可以控制知识查看的顺序,只有某个节点的知识被查阅后,才可以继续查看后续节点的知识。

 

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图29-1-知识地图展示画面

1.2 专家地图

专家地图集中显示各个领域的专家,按照专家排名和专家类别分类显示。通过专家地图可以直接查看当前专家的简介、擅长、发表的观点文档、专家点评过的文档,以及当前专家文档被分享阅读、评论、下载的次数。查看某个专家地图,还可以具体查看当前专家的热点文档、最近读者。

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图210-1-专家地图展示画面

 

1.3 文档回收站

在对文档进行维护时,又需要对一些文档进行清理,正常的删除都是物理删除,一旦误操作将无法恢复,但是随着OA办公系统的应用,企事业单位越来越多的文档习惯于存放在系统中,很多重要资料万一误删,后果不堪设想,文档的安全问题越来越得到重视,因此文档需要有回收站功能,万一出现误删的文档,能够及时进行恢复。

知识管理里的文档回收站需要结合系统管理-基础数据设置-文档设置里的“文档回收站”使用,如果“文档设置”里的“文档回收站”设置没有开启“启用回收站”功能,那么知识管理界面将不会出现“文档回收站”,模块;“文档回收站”还可以进行对已删除的文档进行自动清理,无需手动点击彻底删除按钮,自动清理文档功能也需要和系统管理-基础数据设置-文档设置里“定时自定清理”结合使用,当“定时自定清理”设置好文档回收站自动清理的天数后,系统自动清理满足条件的文档。

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图211-1-文档回收站展示画面

¤  恢复:对已删除的文档进行恢复。

¤  彻底删除:对已清理文件进行彻底删除,删除后,文档将不会再出现在系统中。

¤  搜索:可通过文档标题、文档目录、文档编号、关键字、创建人等进行检索。

 

1.4 批量共享

通过批量共享可将文档共享给没有文档查看权限的用户,用户设置共享时可通过文档标题、文档目录、创建人、创建部门、创建日期、修改日期文档编号等进行快速搜索。

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图212-1-批量共享展示画面

1.5 移动复制

系统支持将一个文档目录的文件批量复制或者移动到另一个目录中去,不仅是文档管理可以操作,对当前目录和目标目录拥有完全控制权限的用户也能执行移动复制的操作。

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图213-1-移动复制展示画面

1.6 文档监控

系统中存放的文档有很多不同的状态,在文档监控中按照文档的状态很清晰的显示不同状态对应的文档,文档管理员可以通过文档监控调整文档的状态。

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图214-1文档监控展示画面

¤  待发布文档:存草稿文档、审批中的文档、已提交但未发布的文档都会在文档监控的待发布中显示,管理员可以对这些文档进行编辑、发布和删除维护。

¤  已发布文档:正常提交文档、已发布文档、审批通过的文档会在文档监控的已发布中显示,管理员可以对这些文档进行编辑、删除和失效维护。

¤  已失效文档:随着时间的推移,有些文档已经失效,对于失效的文档,管理员可以在监控中对文档进行重新生效和删除的维护。

¤  已删除文档:对启用回收站的文档,删除后,文档会在回收站中暂存,在文档监控的已删除中可以查看所有被删除暂存到回收站的文档,管理员可以对这些文件进行恢复或者彻底删除维护。

1.7 知识报表

1.7.1 著者文档统计

著者文档统计是指定某些部门或者某些人员,统计这些人员在某个时间段的文档创建数量。可统计出创建文档数量最多的前10个著者,还可以查看当前统计的人数、创建文档的数量、创建文档数量最多的文档目录。

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图2151-1著者文档统计展示画面

1.7.2 部门文档统计

部门文档统计是指定某些部门,统计这些部门人员在某个时间段的文档创建数量。可统计出创建文档数量最多的前10个部门,还可以查看当前统计的部门数、创建文档的数量、创建文档数量最多的文档目录。

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图2152-1部门档统计展示画面

1.7.3 文档目录统计

指定某些文档目录,统计这些目录在某个时间段的发布文档的数量。可统计出创建文档数量最多的前10个文档目录,还可以查看当前统计的目录数、创建文档的数量、创建文档数量最多的文档目录。

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图2153-1文档目录统计展示画面

1.7.4 阅读量统计

指定某些部门或者某些人员,统计这些人员在某个时间段的阅读文档数量。可统计出阅读文档数量最多的前10个读者,还可以查看当前统计的人数、阅读文档的数量、总阅读人次。

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图2154-1文档阅读统计展示画面

1.7.5 点赞文档排名

指定某些文档目录,统计这些目录在某个时间段文档被点赞的数量。可统计出点赞文档数量最多的前10个文档目录,还可以查看当前统计的目录数、点赞文档的数量、点赞文档数量最多的文档目录。

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图2155-1点赞文档排名展示画面

1.7.6 下载文档排名

指定某些部门或者某些人员,统计这些人员在某个时间段的下载文档的数量。可统计出下载文档数量最多的前10个人员,还可以查看当前统计的人数、下载文档的数量、以及下载次数最多的文档。

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图2156-1下载文档排名展示画面

 

1.7.7 知识社区报表

可统计知识社区累计的版块总数,本月新增版块数量;版块主题累计数量,本月新增主题数量;知识问答累计数量,本月新增提问数量。

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图2157-1知识社区报表展示画面

还可以统计知识社区员工活跃度、版块活跃度、问答达人排名。

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图2157-2知识社区活跃度报表展示画面

1.7.8 积分排名

积分排名榜上可以很直观的查看各人员的积分值和积分等级。

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图2158-1积分排名报表展示画面

还可以穿透查看某个人员的积分明细。通过人员搜索可以快速了解某个人员的知识积分情况。

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图2157-2积分明细展示画面

1.8 知识设置

包含五大模块,分别为:“文档目录权限设置”、“目录权限设置”、“知识社区设置”、“知识地图设置”、“知识专家设置”,管理员或文档管理员通过知识设置能够增加文档目录,能够对文档目录的查看权限进行设置,能够设置社区的版块、能够设置知识地图类型、能够增加各领域的专家。

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图216-1文档设置展示画面

1.8.1 文档目录设置

文档目录主要是对文档进行分类管理,以便用户在使用过程中能够根据不通的目录进行快速查看,增加目录后可对文档目录进行基本信息设置、权限、版本号设置,可对文档目录增加下级目录、增加自定义字段、增加文档模板。

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图2161-1文档目录设置展示画面

¤  新建:创建文档目录。

¤  修改:修改文档目录信息。

¤  删除:清理已创建的文档目录。

¤  导入:通过Excel形式,将文档目录批量导入到知识管理里。

¤  导出:将已存在的目录批量导出。

¤  搜索:通过目录名称进行快速检索。

¤  目录树:左侧目录树能够查看目录的详细信息

¤  新建目录:创建新的文档目录。

2.16.1.1基本信息

文档目录详细设置画面分为“基本信息”、“下级目录”、“权限设置”、“版本管理”、“文件模板”、文档属性六项。

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图21611-1-文档目录基本信息展示画面

基本信息可对文件目录的详细信息进行设置。基本信息包含两部分,分别是基本信息和功能设置,其中基本信息包含“目录名称”、“目录编号”、“关键字”、“排序”、“默认工作目录”;功能设置包含“是否发布”、“启用文档编号”、“允许评论”、“允许订阅”、“文档正常状态显示生效”、“允许打印”“新文档阅读提醒”、“启用水印”、“文档审批”等,下面对功能设置进行详细介绍:

¤  是否发布:开启按钮后,新目录里新建的文档才可以进行发布操作,此功能需结合“新建文档”、“我的文档”、“文档查阅”模块使用。

¤  启用文档编号:启用后,新建文档后系统将自动生成文档编号,用户可在文档创建成功后到文档属性里查看编号。

¤  允许订阅:开启按钮后,无权查看的用户可以通过订阅的方式,选择需查看的文档进行订阅,待文档作者同意后,该用户便可查看此文档。

¤  文档“正常”状态显示生效:开启按钮后文档在正常发布的状态下,显示的状态是“生效”,如目录未开启“允许发布”,正常提交的情况下状态也显示“生效”。

¤  允许打印:开启按钮后,查看文档时将会出现打印的按钮,如开启后也没有打印按钮,用户需查看目录权限,当前用户是否有打印的权限。

¤  新文档阅读提醒:开启按钮后,设置提醒人员,当前目录创建文档后,此用户便可收到消息提醒。

¤  启用水印:开启水印功能后,查看此目录文档时,正文内容将会有水印,水印样式用户需到系统管理-基础数据设置-系统数据设置-水印设置里进行水印设置

¤  文档审批:开启后,此目录下发布的文档需要先进行审批,才能供其他用户查阅,此功能需结合审批流转使用。

2.16.1.2文档目录详细设置

下级目录为文档目录的子目录,子目录展示界面可对子目录进行新建、修改、删除操作,新建和修改的过程中,可对下级目录进行排序设置。

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图21612-1-下级目录展示画面

 

 

 

2.16.1.3权限设置

此界面能够设置当前目录的使用及维护权限,用户通过权限设置可对当前目录进行目录操作权限的设置,也能进行文件共享权限的设置,无论是目录操作权限界面还是文件共享权限界面可以【添加权限】和【删除权限】两个按钮来进行权限的配置。

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图21613-1-权限设置展示画面

2.16.1.4版本管理

启用版本控制后,用户可在“规则名称”中选择需要设置的版本号规则,可以设置有查看权限的人是否能查询历史版本,版本号设置好后,用户在创建文档后每次修改都会产生一个版本号,用户在文档属性里查看历史版本记录。

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图21614-1-版本管理展示画面

2.16.1.5文档模板

通过文档模板界面可对模板的正文样式进行模板设置,点击【新建文件模板】,弹出“文件模板设置”界面,填写“文件名称”,选择模板类型并设置模板样式,设置当前模板的“访问权限”和“修改权限”,点击【保存】即可。

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图21615-1-文档模板展示画面

2.16.1.6文档属性

文档属性可以创建文档中的“自定义字段”,可以通过导入和新建两种方式对“自定义字段”进行增加,增加字段后还可以对字段的显示进行设置。新增加的“自定义字段”,是在创建文档、编辑文档或查看文档时在文档属性里体现的。

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图21616-1-文档属性展示画面

1.8.2 目录权限查看

文档目录权限主要用来控制文档的完全控制权限、维护权限、创建文档的权限。权限的设置除了可以继承上级文档目录的权限外,还是可以按照部门、人员、角色、岗位以及对应的部门安全级别、人员安全级别的组合来自定义权限。

点击【调整】能够对当前目录权限进行设置,目录权限也能够进行批量设置,勾选需设置权限的目录,点击【权限调整】,可对文档目录权限进行新增或删除。

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图2162-1目录权限查看展示画面

1.8.3 知识社区设置

知识社区是具有互动关系和共同文化维系力的,在一定领域内相互关联的人群形成的共同体及其活动区域。知识社区设置能够对版块进行“新建修改删除”、“社区介绍”、“排序操作。

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图2163-1知识社区展示画面

¤  修改:对已有的版块信息进行调整。

¤  删除:对已建立的社区板块进行清理,清理后不能恢复。

¤  社区简介:针对社区进行详细介绍。

¤  排序:能够对已建立的社区板块进行顺序调整。

¤  新建:创建新的社区板块。

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图2163-2知识社区新建板块展示画面

新建板块时可对社区板块的标签、是否允许匿名发帖、提醒消息进行设置,如设置允许匿名发送,用户在此社区发帖时,可选择“匿名发送”,发送后其他人看不到,当前发帖人姓名。

 

 

 

 

 

 

 

 

1.8.4 知识地图设置

知识地图设置可对地图进行“新建、“修改”、“删除”、“类别设置”、“添加菜单”、“排序”操作。知识类别可将不同的知识地图进行分类存放,以便用户在查看知识地图时能够通过类别进行快速查找相关的知识内容。

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图2164-1知识地图设置展示画面

¤  修改:能够修改知识地图的相关信息。

¤  删除:对已建立的知识地图进行清理,清理后不能恢复。

¤  添加到菜单:可见已有的知识地图进行挂菜单操作。

¤  排序:能够对知识地图进行顺序调整。

¤  类别设置:对知识地图进行分类。

¤  新建:创建知识地图,新建知识地图可以选择不同的模板类型进行设置。

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图2164-2新建知识地图展示画面

点击“保存并进入详细设置”,进入明细项设置,单击【添加主题】,进入设置画面,填入“主题名称”后,点击【节点明细】,弹出如下如所示画面,管理员根据用户实际需要,进行选择设置,设置完成后点击“保存”即可。

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图2164-2详细设置展示画面

 

 

1.8.5 知识专家设置

知识专家设置画面可对知识专家进行“新建”、“修改”、“删除”、“专家类别”进行设置,知识专家设置界面,可以展示专家的姓名、部门及专家的简介。

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图2165-1知识专家设置展示画面

¤  修改:能够修改知识专家的相关信息。

¤  删除:对已建立的知识专家进行清理,清理后不能恢复。

¤  类别设置:对知识专家进行分类。

¤  新建:创建知识专家,创建知识专家时,不仅可以对专家进行分类,还可以通过排名,对专家显示顺序进行排序。

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图2165-2新建专家展示画面