OA使用说明

知识管理相关设置

2020-12-21 19:19:52 admin

PART1  知识管理相关设置

1.1 概述

知识管理相关设置是知识管理模块使用前的基本设置,这里包含文档管理员设置、文档模板设置、关键字管理、文档回收站、自定义字段、提醒设置、文档编号、工作目录、知识标签、知识类别、积分设置十一项设置。

知识管理的管理人员,拥有权限进行文件的新建等一系列的操作;文档管理员是可对文档相关内容进行相关操作的,如可以进行文档创建、查看、修改等操作的;文档模板设置是设置常用的模板格式,方便新建文件时调用;关键字管理是用于用户在知识管理中创建文件夹或文件时进行关键字的选择;文档回收站是针对已删除的文档的集中存放位置,此处有恢复和彻底删除按钮,避免用户因误操作删除文档;积分设置包含积分等级和积分规则的基本设置,设置完成后,其他用户通过知识问答、知识社区等相关模块赚取积分。

知识管理相关设置的操作权限在【系统管理】à【基础数据设置】à【文档设置】中进行设置。

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图21-1-文档设置画面

 

1.2 文档设置

1.2.1 文档管理员设置

文档管理员拥有知识管理文档类各个文档目录的最高权限。点击文档管理员设置,设置管理员后保存即可。

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图221-1-文档管理员设置画面

1.2.2 文件模板设置

模板设置功能,可以建立Microsoft Word文档和Microsoft Excel文档的模板类型,将我们常用的模板格式编辑进入,并能实现修改和访问权限的控制;此模板建立后在指定的文件目录下可以使用该模板快速新建文件。

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图222-2-新增文件模板画面

点击【新建】按钮,填写文件名称、选择并编辑模板类型,点击【保存】按钮,文档模板创建成功

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图222-2-新增文件模板新建画面

1.2.3 关键字管理

管理员可在此处设置关键字内容,用于普通用户在知识管理创建文件或文件目录时进行关键字的选择。

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图223-1-关键字管理画面

点击【新建】按钮,输入关键字,点击【保存】,关键字创建完成,管理员还可对关键字进行删除、修改等操作。

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图223-2-关键字管理新建画面

1.2.4 文档回收站

文档回收站包含所有已删除的文档,通过文档回收站可对已删除的文档进行彻底删除或恢复,避免因误操作导致文档删除的风险。

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图224-1-文档回收站显示画面

通过【启用回收站】按钮,可控制知识管理是否启用“文档和回收站”模块,通过【定时自定清理】功能可设置回收站文档进行自动清理,当删除文档期限满足文档回收站设置的天数后,系统自动清理已删除文档。

1.2.5 自定义字段

自定义字段增加后显示在指定文档目录的文档里,通过文档目录设置,可对自定义字段的显示进行配置。

注意:自定义字段设置默认值后,创建文档时,自定义字段自动填充默认的内容。

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图225-1-文档模块自定义字段设置画面

点击【新建】按钮,填写字段名称,选择新建字段的“展现形式”,点击【保存】即可,保存后,其中新建字段的“展现形式”可分为“输入框”、“输入区”、“日期选择”、“下拉列表”、“可变列表”、“单选按钮”、“多选按钮”,用户可根据实际需要选择对应的“展现形式”,当“展现形式”为“输入框”时,用户还能选择“数据类型”,“数据类型”包含“文字”、“整数”、“小数”三种。

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图222-2-自定义字段新增画面

 

1.2.6 提醒设置

提醒设置是对于知识管理中文档相关的消息提醒的设置,系统会根据此处的设置的“消息标题”、“提醒方式”、“提醒内容”进行消息提醒及点击点击提醒消息后的展示,其中“消息标题”是收到消息提醒时的推送文字,“提醒内容”是设置点击收到的推送消息进入后展示的画面,管理员可在“文档目录”、“文档连接”“文档标题”“文档内容”“文档状态”“文档状态”“发布状态”“创建人部门”“创建人部门”“创建人姓名”“创建日期”“最后修改日期”“审批日期”选择,点开消息标题后需展示的内容画面, “提醒方式”是设置消息的接收的途径,分为“发送系统消息”、“发送电子邮件”、“发送手机短信”三种。

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图226-1-提醒设置画面     

1.2.7 文档编号

文档编号能够根据用户需求自定义编号的样式,用户通过选择的内容,创建文档编号。

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图227-1-文档编号设置画面

1.2.8 工作目录

工作目录可对不同目录进行独立菜单设置,便于文档快速查看。除【独立菜单】功能外,管理员还可对此模块进行【新建】、【修改】、【删除】、创建【下级目录】操作。

 

工作目录

图228-1-工作目录显示画面

选中某一目录,点击【独立菜单】,弹出新建菜单页面,点击【新建】,选择上级菜单路径,点击保存,保存后,权限组设置权限即可。

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图228-2-工作目录挂菜单画面

1.2.9 知识标签

知识标签创建完成后,可在知识问答、知识社区体现,知识问答还可通过不同标签进行快速查询。知识标签页面通过【新建】、【修改】、【删除】按钮来完成标签的新增、修改、及清理。

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图229-1-知识标签设置画面

点击【新建】按钮,填入标签名称,选择标签颜色,点击【保存】即可。

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图229-2-新建标签设置画面

 

1.2.10 知识类别

知识类别主要是对文档进行分类。此界面可进行【默认选择项】、【取消默认选择项】、【新建】、【修改】、【删除】、【导入】、【导出】、【保存排序】等操作。

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图2210-1-知识类别设置画面

1.2.11 积分设置

积分设置包含积分等级和积分规则的基本设置,设置完成后,其他用户通过创建文档、知识问答、知识社区等相关模块赚取积分。

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图2211-1-积分设置画面

2.2.11.1积分规则

积分规则包含文档点评积分、文档推荐积分、知识问答积分规则、知识问答悬赏等级、当日阅读积分上限、社区版块积分规则、扣除积分规则.

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图22111-1-积分规则设置画面


2.2.11.2积分等级

积分等级是根据积分范围的不同,讲用户分成不同的等级。点击【⊕】按钮,填写等级名称,书写积分范围保存即可。

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图22111-2-积分等级设置画面